Übergabe Hauskauf: Was ins Protokoll gehört – mit kostenlosem Muster

Warum ein Übergabeprotokoll Gold wert ist

Der Kaufvertrag ist unterschrieben, die Finanzierung steht, die Vorfreude auf das neue Zuhause ist riesig. Doch bevor du den Schlüssel drehst, kommt ein oft unterschätzter Moment: die Hausübergabe. Genau hier trennt sich die romantische Vorstellung vom Hausbesitz vom praktischen Alltag. Denn bei der Übergabe zeigt sich, was wirklich übergeben wurde und was vielleicht fehlt, beschädigt ist oder noch offensteht. Ohne ein detailliertes Hausübergabeprotokoll können später unangenehme Überraschungen folgen: fehlende Schlüssel, vergessene Mängel oder Diskussionen über offene Arbeiten. Ein sauberes Protokoll schützt beide Seiten und bringt Klarheit. Dies sollte schriftlich, eindeutig und im besten Fall digital dokumentiert sein.

Ablauf beim Hauskauf: Von der Unterschrift zur Schlüsselübergabe

Wie läuft so eine Hausübergabe nun eigentlich genau ab? Nach dem Notartermin dauert es in der Regel einige Wochen, bis der Kaufpreis gezahlt und die Eigentumsumschreibung im Grundbuch vollzogen ist. Erst dann erfolgt die offizielle Hausübergabe. Diese ist meist ein Treffen zwischen Käufer:in und Verkäufer:in vor Ort. Dabei werden nicht nur die Schlüssel übergeben, sondern auch Zählerstände abgelesen, offene Fragen geklärt und – ganz wichtig – ein Übergabeprotokoll erstellt. Dieser Moment markiert die Grenze: Ab jetzt gehen Rechte, Pflichten und auch die Verantwortung fürs Haus an dich über.

Hausübergabe – was ist zu beachten?

Jetzt geht’s ans Eingemachte: Wurde das Haus wie vereinbart geräumt? Funktionieren Heizung, Rollläden und Türschlösser? Wurde alles, was im Kaufvertrag stand, tatsächlich übergeben – vom Gartengerät bis zur Solaranlage? Viele Käufer:innen übersehen in der Aufregung kleine, aber wichtige Details, etwa einen fehlenden Fernbedienungssender fürs Garagentor oder eine undichte Stelle im Keller. Deshalb ist es sinnvoll, sich im Vorfeld eine klare Checkliste zu machen und am besten Raum für Raum durchzugehen. Auch hilfreich: eine zweite Person mitnehmen, die mit einem frischen Blick prüft. So wird aus der Übergabe kein Schnellschuss, sondern ein sauberer Abschluss.

Hausübergabe – was du unbedingt checken solltest:

• ✅ Wurden alle Räume besenrein übergeben?
• ✅ Sind alle fest vereinbarten Gegenstände und Ausstattungen vorhanden?
• ✅ Funktionieren Türen, Fenster, Rollläden und Steckdosen?
• ‍✅ Gibt es offensichtliche Schäden oder Mängel?
• ✅ Stimmen die Zählerstände mit dem abgelesenen Stand überein?
• ✅ Wurde wirklich jeder Schlüssel übergeben (auch Briefkasten, Garage, Keller)?
• ✅ Liegen alle wichtigen Unterlagen bereit (z. B. Bedienungsanleitungen, Wartungsnachweise)?
• ‍✅ Gibt es Besonderheitenoder Eigenheiten im Haus, die dir erklärt werden sollten? (z.B. Lage von Leitungen und Kabel in Wänden)

Protokoll bei Hausübergabe – was gehört rein?

Das Protokoll zur Hausübergabe ist mehr als nur eine Formalität – es ist deine schriftliche Absicherung. Alles, was an diesem Tag besprochen, überreicht oder beanstandet wird, gehört dort rein. Vor allem dann, wenn später Uneinigkeit über Schäden, fehlende Schlüssel oder offene Versprechen aufkommt, kann dir ein detailliertes Protokoll buchstäblich den Rücken stärken. Wichtig ist: nicht nur abhaken, sondern konkret dokumentieren.

Typische Inhalte eines guten Übergabeprotokolls:

✅ Grundlegende Angaben

• • Datum und Uhrzeit der Übergabe
• • Kaufvertragsreferenz (falls relevant)
• • Namen und Unterschriften aller Beteiligten (Käufer/Verkäufer oder Mieter/Vermieter)

‍✅ Technische Anlagen & Versorgung

• • Letzte Ablesung von Wasser, Strom, Gas, Heizung (evtl. mit Foto der Zähler)
• • Funktionstest von Heizung, Warmwasser, Klimaanlage
• • Prüfung der Rauchmelder (ggf. gesetzliche Vorgaben beachten)
• • Kontrolle der Dachrinnen, Fallrohre und Außenentwässerung

✅ Schäden & Mängel

• • Sichtbare Schäden (Risse, Flecken, Undichtigkeiten) – am besten mit Foto + konkreter Beschreibung (z. B. "Kratzer im Parkett, Wohnzimmer, Nordseite")
• • Versteckte Mängel, die später auffallen könnten (z. B. "Keller trocken, aber bei Starkregen mögliche Feuchtigkeit laut Verkäufer")
• • Garantien oder Gewährleistungen, die der Verkäufer übernimmt (z. B. für neue Installationen)

✅ Sonderregelungen & Zubehör

• • Garten: Zustand von Pflanzen, Zäunen, Bewässerung
• • Parkplatz/Stellplatz: Übergabe der Berechtigungskarte oder Markierung
• • Mülltonnen: Anzahl, Zustand, geleert?
• • Smart-Home-Systeme: Zugangsdaten, Übergabe der Steuerung

✅ Dokumente & Schlüssel

• • Alle Schlüssel (Haustür, Keller, Briefkasten, Garagentor, Schuppen etc.)
• • Wichtige Unterlagen:
  • - Energieausweis
  • - Grundrisspläne
  • - Wartungsprotokolle der Heizung, Lüftung etc.
  • - Betriebsanleitungen (z. B. für Herd, Alarmanlage)
  • - Versicherungsnachweise (z. B. Schornsteinfeger, Gebäudeversicherung)

Tipp: Achte darauf, das Protokoll in zweifacher Ausführung unterschreiben zu lassen – Käufer:in und Verkäufer:in behalten je ein Original. Wer möchte, kann auch ein vorbereitetes Formular nutzen.

Typische Fehler bei der Hausübergabe – und wie du sie vermeidest

• • Zählerstände nicht dokumentiert: Ein Klassiker. Wer hier nur auf Zuruf vertraut, riskiert falsche Abrechnungen. Immer schriftlich festhalten – am besten mit Foto.
• • Schlüssel nicht vollständig übergeben: Klingt banal, kommt aber häufig vor. Auch Ersatzschlüssel für Garage, Schuppen oder Keller zählen mit.
• • Mündliche Absprachen nicht schriftlich festgehalten: Ob eine noch ausstehende Reparatur oder das Versprechen, eine alte Couch noch abzuholen – ohne Vermerk im Protokoll schwer durchsetzbar.
• • Baumängel übersehen: Kleinere Schäden wie Risse im Putz oder feuchte Stellen werden gern übersehen – und später teuer. Am besten: Tageslicht nutzen und in Ruhe durchgehen.
• • Unterlagen fehlen: Ohne Betriebsanleitung für die Heizungsanlage oder Nachweise über durchgeführte Wartungen kann es später kompliziert werden.
• • Emotionale Übergaben ohne Klarheit: Besonders bei familiären Übergaben oder wenn der Verkäufer selbst lange im Haus gelebt hat, wird vieles als „selbstverständlich“ vorausgesetzt. Ein klar formuliertes Protokoll schützt beide Seiten – unabhängig von der Beziehung.

Tipp: Nimm dir Zeit. Eine gründliche Hausübergabe dauert oft länger als gedacht – aber jeder investierte Moment zahlt sich später aus.

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Pflichtteilsverzicht bei Hausübergabe in der Familie

Beim Hauskauf innerhalb der Familie kann der Pflichtteilsverzicht eine wichtige Rolle spielen. Er bedeutet, dass bestimmte Erben auf ihren gesetzlichen Pflichtteil am Erbe verzichten – oft zugunsten desjenigen, der das Haus bereits erhalten hat. So wird vermieden, dass es später zu Streitigkeiten oder finanziellen Belastungen kommt, wenn das Haus vererbt wird. ‍

Wichtig: Ein Pflichtteilsverzicht muss notariell beurkundet werden, sonst ist er nicht rechtswirksam. Wer eine Hausübergabe in der Familie plant, sollte dieses Thema frühzeitig mit einem Experten klären, um Überraschungen zu vermeiden.